Denna personuppgiftspolicy beskriver hur Helix Sweden AB, org.nr 559210-7345 (”Helix”, ”Vi”) behandlar dina personuppgifter.

Personuppgiftsansvarig:

Helix Sweden AB
Florettgatan 19

254 67 Helsingborg

Sverige

info@onnicotine.eu

Inom ramen för Helix verksamhet behandlar Helix personuppgifter för vilka Helix är personuppgiftsansvarig. Detta innebär att Helix har en skyldighet att tillse att behandlingen av personuppgifter utförs i enlighet med tillämplig lagstiftning och de principer som framgår av denna integritetspolicy. Vi är måna om att skydda dina personuppgifter och följer alla tillämpliga lagar och regler som finns för att skydda privatpersoners integritet.

Nedan följer en redogörelse över hur Helix behandlar dina personuppgifter beroende på hur och i vilket syfte personuppgifterna samlas in.

Under varje rubrik finns information om hur Vi behandlar dina personuppgifter, syftet med behandlingen, vilka kategorier av personuppgifter som behandlas samt de rättsliga grunder som Vi baserar vår behandling på.

I vissa situationer, bland annat i samband vissa marknadsundersökningar som Vi arrangerar, kan dina personuppgifter komma att behandlas av tredje parter som agerar som självständigt personuppgiftsansvariga. I dessa fall kommer du att bli informerad om vilken tredje part det rör sig om och även få del av dennes integritetspolicy för närmare information om hur dina personuppgifter behandlas.

1. Webbplatsen

När du besöker vår webbplats behandlar Vi, i den utsträckning det är nödvändigt för att tillhandahålla vår webbplats, följande personuppgifter:

1. din IP-adress;
2. information om vilken typ och version av webbläsare som används;
3. besökarens operativsystem;
4. tid och datum för besöket på webbplatsen;
5. webbplatser från vilka besökarens system nått vår webbplats; och
6. webbplatser som besökarens system anslutit till via vår webbplats.

Syfte: I syfte att kunna tillhandahålla vår webbplats och för att du ska kunna besöka vår webbplats behandlar Vi, i förekommande fall, dessa personuppgifter.

Laglig grund: Behandlingen av dessa personuppgifter grundar sig på vårt berättigade intresse att kunna tillhandahålla vår webbplats då Vi har bedömt att detta intresse väger tyngre än ditt intresse av att personuppgifterna inte behandlas.

2. Kundtjänst

Vid kontakt med vår kundtjänst kan Vi behandla följande personuppgifter om dig:

1. namn;
2. adress;
3. telefonnummer;
4. mail; och
5. övriga personuppgifter som du i förekommande fall kan komma att lämna som t.ex. kopia på legitimation för ålderskontroll, smak- och produktpreferens och hälsouppgifter som du kan lämna vid t.ex. en reklamation.

Syfte: I syfte att behandla de ärenden som kommer in till vår kundtjänst behandlar Vi dessa personuppgifter.

Laglig grund: Behandlingen av dessa personuppgifter grundar sig på vårt berättigade intresse att behandla kundtjänsteärendet eftersom Vi bedömer att detta väger tyngre än ditt intresse av att personuppgifterna inte behandlas. Behandlingen kan även komma att grunda sig på samtycke eller att den är nödvändig för att Vi ska kunna fullgöra en rättslig förpliktelse.

3. Rekryteringsförfarande

I ett rekryteringsförfarande kan Vi behandla följande uppgifter om dig (och i förekommande fall personuppgifter avseende dina lämnade referenser):

1. namn;
2. adress;
3. telefonnummer;
4. personnummer;
5. mail; och
6. övriga personuppgifter som du i förekommande fall kan komma att lämna som t.ex. foto, personligt brev, meriter och kontaktinformation till referenser samt deras jobbtitel och företagsnamn.

Syfte: I syfte att hantera rekryteringsförfaranden så behandlar Vi dessa personuppgifter.

Laglig grund: Behandlingen av dessa personuppgifter grundar sig på vårt berättigade intresse att hantera rekryteringsförfaranden eftersom Vi bedömer att detta väger tyngre än ditt intresse av att personuppgifterna inte behandlas. Behandlingen kan även komma att grunda sig på samtycke eller att den är nödvändig för att Vi ska kunna fullgöra en rättslig förpliktelse.

4. Leverantörer, återförsäljare, hyresvärdar, samarbetspartners etc.

Vid kontakt med leverantörer, återförsäljare, hyresvärdar, samarbetspartners och liknande kategorier, inklusive dig som är anställd av sådana parter (såsom butikspersonal), kan Vi behandla följande personuppgifter om dig:

1. namn;
2. adress;
3. telefonnummer;mail;
4. arbetsgivare;
5. var du är verksam;

• information som du registrerar om utförda utbildningar eller resultat i tävlingar som Vi arrangerar;
• Säljinformation som du skickar in till oss; och

1. övriga personuppgifter som du i förekommande fall kan komma att lämna som t.ex. personnummer, bankuppgifter, digitala kalenderaktiviteter och uppgifter om en enskild firma.

Syfte: I syfte att bedriva vår verksamhet t.ex. genom försäljning, marknadsföring och samarbete med andra parter så behandlar Vi dessa personuppgifter.

Laglig grund: Behandlingen av dessa personuppgifter grundar sig på vårt berättigade intresse att bedriva vår verksamhet, t.ex. genom försäljning och samarbete med andra parter, eftersom Vi bedömer att detta väger tyngre än ditt intresse av att personuppgifterna inte behandlas. Behandlingen kan även komma att grunda sig på samtycke eller att den är nödvändig för att Vi ska kunna fullgöra en rättslig förpliktelse eller ett avtal till vilket du är part.

5. Besökare

Vid besök i våra lokaler kan Vi behandla följande uppgifter om dig:

1. namn; och
2. tid som spenderats i våra lokaler.

Syfte: I syfte att veta vem som har tillgång till våra lokaler och under vilken tidsperiod så behandlar Vi dessa personuppgifter.

Laglig grund: Behandlingen av dessa personuppgifter grundar sig i vårt berättigade intresse att ha information om hur tillgången till våra lokaler ser ut för att kunna bedriva vår verksamhet på ett säkert och tillfredsställande sätt. Behandlingen kan även komma att grunda sig på samtycke.

6. Konsumenter

Om du som konsument deltar i kampanjer, events eller tävlingar arrangerade av Helix, tar emot marknadsföring från oss, deltar i marknadsundersökningar som vi arrangerar eller i andra liknande sammanhang är i kontakt med Helix, kan Vi behandla följande uppgifter om dig:

1. namn;
2. telefonnummer;
3. e-postadress;
4. dina preferenser avseende våra produkter; och
5. övriga personuppgifter som du väljer att dela med dig av när du är i kontakt med oss eller deltar i våra marknadsundersökningar.

Syfte: I syfte att genomföra kampanjer, events, tävlingar och liknande arrangemang samt för att kunna rikta erbjudanden och marknadsföring till dig som konsument så behandlar Vi dessa personuppgifter. Vi genomför även marknadsundersökningar i syfte att utveckla och anpassa våra produkter.

Laglig grund: Behandlingen av dessa personuppgifter är i de flesta fall nödvändig för att Helix ska kunna fullgöra ett avtal till vilket du som konsument är part. Detta är fallet vad gäller kampanjer och tävlingar. Vad gäller events som vi arrangerar har personuppgiftsbehandling i samband därmed sin grund i vårt berättigade intresse att marknadsföra Helix och våra varumärken. Personuppgiftsbehandlingar i samband med andra typer av marknadsföringsaktiviteter och våra marknadsundersökningar kan även komma att grunda sig på ditt samtycke.

Helix vidtar alla rimliga åtgärder för att säkerställa att dina personuppgifter behandlas och lagras säkert. Dina personuppgifter sparas aldrig längre än vad som är tillåtet enligt gällande lag och för att uppnå de syften som anges ovan. Dina personuppgifter behandlas av oss under nedan angivna tidsperioder. Därefter raderar Vi dina personuppgifter.

• Kontaktperson för företag: Dina uppgifter sparas så länge du är angiven som kontaktperson för ett företag som har en affärsrelation med Helix samt under den tid därefter som Helix bedömer att behandlingen är nödvändig för att upprätthålla en affärsrelation.
• Konsumentkontakt: Personuppgifter sparas under den tid som Helix har kontakt med dig i egenskap av konsument samt under sådan period därefter då det är möjligt att som konsument väcka talan mot Helix. ID-foton sparas endast så länge som krävs för att identifiera individen.
• Marknadsundersökningar. Personuppgifter som behandlas inom ramen för marknadsundersökningar som vi arrangerar sparas så länge som det är nödvändigt för att Vi ska kunna analysera och bearbeta resultatet av marknadsundersökningarna.
• Återförsäljar- och leverantörsavtal: Personuppgifter i kommersiella avtal sparas under avtalets löptid och under 10 år därefter.
• Korrespondens med affärskontakter: I den utsträckning korrespondensen är relevant för ett avtalsförhållande kan uppgifterna komma att sparas under avtalets löptid och under 10 år efter den sista skyldigheten i avtalet fullgjorts, enligt ovan lagringsperiod för kund- och leverantörsavtal. Korrespondens som inte är affärsrelaterat raderas löpande.
• Potentiella återförsäljare, leverantörer och affärspartners: I den utsträckning informationen är relevant för ett potentiellt avtalsförhållande kan personuppgifterna komma att sparas fram till dess att eventuell kontakt om sådan affärsrelation avslutas. Korrespondens som inte är affärsrelaterad raderas löpande.
• Fullgörande av avtal: Personuppgifter (namn, personnummer, adress, telefonnummer, e-post och betal- och leveransinformation) som lämnas i samband med beställning av varor och tjänster, såsom kampanjer, sparas så länge som krävs för att Helix eller någon av våra samarbetspartners ska kunna fullgöra avtalet med dig. Detta inkluderar bl.a. för att uppfylla leverans- eller garantiåtaganden.
• Kommunikation: Om du har kontakt med Helix via exempelvis mail lagras dina personuppgifter så länge som det är nödvändigt för att fullfölja kontakten.
• Jobbsökanden: Helix sparar dina ansökningshandlingar inklusive ditt CV och personliga brev, under rekryteringsprocessen samt under en period om två år efter avslutat anställningsförfarande för att Vi ska kunna försvara oss mot potentiella rättsliga anspråk. Om tvist inleds eller pågår sparas relevanta personuppgifter så länge som är nödvändigt för att Helix ska kunna försvara sig i tvisteförfaranden.
• Personuppgifter i loggsystem som används av besökare: Personuppgifter sparas i en vecka om det inte föreligger särskilda skäl att spara uppgifterna under en längre period, t.ex. vid brottsutredning.
• Rättslig skyldighet: Helix sparar bokföringsuppgifter till och med utgången av det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret, som uppgifterna hänför sig till, avslutades.
• Samtycke: I de fall Vi behandlar dina personuppgifter med stöd av ditt samtycke sparar Vi endast dina personuppgifter så länge Vi har ditt samtycke till det.

1. Koncernen

Vi kan komma att dela dina personuppgifter inom Helix eller med ett bolag som ingår i samma koncern som Helix för de syften som beskrivs i denna personuppgiftspolicy. För det fall ett sådant koncernbolag är etablerat utanför EU/EES kommer punkt 4 nedan att tillämpas.

2. Verksamhetsöverlåtelse

Helix eller en väsentlig del av Helix kan komma att säljas till tredje part. I sådant fall kan dina personuppgifter komma att delas med sådan tredje part i anledning av sådan försäljning. Delning av personuppgifterna i sådant fall sker med stöd av Helix berättigade intresse av att kunna genomföra en försäljning av sin verksamhet.

3. Rättslig förpliktelse

Vi kan komma att lämna ut dina personuppgifter till tredje part vid utredning om misstanke om brott eller om Vi annars är skyldiga att göra det enligt lag eller myndighetsbeslut.

4. Samarbetspartners

För det fall att Vi har ett samarbete med en tredje part, vid exempelvis upprättande av kampanjer eller marknadsundersökningar avseende våra produkter, kan vår samarbetspartner som en del av sitt uppdrag som personuppgiftsbiträde åt Helix eller, i tillämpliga fall, som separat personuppgiftsansvarig, komma att samla in personuppgifter från dig i de fall då det är nödvändigt för att du ska kunna delta i kampanjen eller marknadsundersökningen.

5. Överföring till tredje land

Som utgångspunkt kommer dina personuppgifter behandlas inom EU/EES. I undantagsfall kan dina personuppgifter behandlas utanför EU/EES.

Helix ingår i en internationell koncern och det innebär att personuppgifter kan komma att överföras till koncernbolag utanför EU/EES , närmare bestämt till USA där Helix moderbolag har sitt säte. Vid överföringar till länder utanför EU/EES kommer Helix att vidta alla lämpliga åtgärder för att säkerställa att dina personuppgifter är vederbörligen skyddade och att de enbart behandlas i enlighet med gällande dataskyddslagstiftning och denna integritetspolicy. Detta kan inkludera, bl.a. att:

• EU-kommissionen har beslutat att det finns en adekvat skyddsnivå i mottagarlandet;
• Helix har inhämtat ditt uttryckliga samtycke till överföringen; eller att
• Helix har ingått avtal med mottagaren som innehåller EU-kommissionens standardavtalsklausuler ((EU) 2021/914) utan ändringar eller tillägg som står i strid med klausulerna.

Du har rätt att få en kopia av de säkerhetsåtgärder som vi har använt oss av när vi överför personuppgifter till ett land utanför EU/EES genom att kontakta Helix på kontaktuppgifterna i avsnitt I ovan. Du hittar mer information om vilka länder som anses ha en adekvat skyddsnivå på EU-kom missionens hemsida, och du kan läsa mer om standardklausuler på svenska Integritetsskyddsmyndighetens hemsida som du hittar här.

Du har rätt att:

• i enlighet med artikel 15 i dataskyddsförordningen (GDPR) få besked från oss om huruvida Vi behandlar dina personuppgifter eller inte. Om Vi behandlar dina personuppgifter kan du få information rörande syftet med behandlingen, de kategorier av personuppgifter det rör sig om, de kategorier av mottagare för vilka personuppgifterna gjorts tillgängliga, den planerade perioden under vilken personuppgifterna är tänkta att lagras, dina rättigheter till invändningar, källan till personuppgifterna i de fall där de inte samlats in från den registrerade och förekomsten av automatiserat beslutsfattande, inklusive profilering;
• utan dröjsmål få bekräftelse från oss om rättelser av felaktiga personuppgifter samt kompletterande av ofullständiga personuppgifter om dig, i enlighet med artikel 16 GDPR;
• utan dröjsmål få bekräftelse från oss om radering av dina personuppgifter, förutsatt att vidare behandling inte är nödvändig för att utöva rätten till yttrande- och informationsfrihet, för att uppfylla en rättslig förpliktelse, för skäl relaterade till allmänt intresse eller för att fastställa, hävda eller försvara rättsliga anspråk, i enlighet med artikel 17 GDPR;
• få bekräftelse från oss om begränsad behandling i den händelse att personuppgifternas riktighet ifrågasätts av dig, att behandlingen är olaglig och du motsätter dig radering av personuppgifterna, Vi inte längre behöver personuppgifterna för behandlingssyfte men att de är nödvändiga för dig för fastställande, utövande eller försvar av rättsliga anspråk eller om du har motsatt dig behandlingen, i enlighet med artikel 21 och sedermera artikel 18 GDPR;
• erhålla de personuppgifter som berör dig, vilka du tillhandahållit oss, i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format samt att överföra dessa till en annan personuppgiftsansvarig, i enlighet med artikel 20 GDPR;
• när som helst återkalla ditt samtycke, i enlighet med artikel 7, stycke 3 GDPR. Eventuellt återkallande av samtycke påverkar inte lagenligheten av behandling som grundar sig på samtycke som lämnats före återkallandet; och
• lämna in klagomål till en tillsynsmyndighet om du anser att Helix behandling av dina personuppgifter inte sker i enlighet med gällande rätt, i enlighet med artikel 77 GDPR. Mer info om hur du lämnar in ett klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten hittar du här.

Om Vi behandlar dina personuppgifter baserat på berättigade intressen, i enlighet med artikel 6, stycke 1 lit. f GDPR, har du rätt att motsätta dig behandlingen på grunder relaterade till din specifika situation eller där personuppgifterna används för direkt marknadsföring, i enlighet med artikel 21 GDPR.

Om du vill återkalla ditt samtycke till behandlingen, i enlighet med artikel 7, stycke 3 GDPR, eller motsätter dig behandlingen av personuppgifterna, i enlighet med artikel 21 GDPR, kan du skicka ett e-postmeddelande till: info@onnicotine.eu.

Helix förbehåller sig rätten att uppdatera och göra ändringar av denna personuppgiftspolicy. Den senaste versionen av personuppgiftspolicyn finns alltid tillgänglig på vår webbplats.